Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste
Laadittu 28.3.2019
Päivitetty 17.2.2021
1. Rekisterinpitäjä
Fit Helsinki Oy (2930410-4)
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Mira Forsten
0401874654
keilaniemi@ole.fit
3. Rekisterin nimi
Fit Helsinki Oy asiakas- ja markkinointirekisteri, tallentavan kameravalvonnan rekisteriseloste
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään Fit Keilaniemen asiakassuhteiden hoitamiseen, jäsenen ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen, markkinointiin sekä tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös palveluiden kehittämiseen ja kohdentamiseen. Henkilötietoja käytetään kaikissa tilanteissa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön sallimalla tavalla. Jäsenellä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimus rekisteröidyn ja kuntokeskuksen välillä.
5. Rekisterin tietosisältö
Kaikki rekisteriin tallennettavat asiakkaiden yksilöintitiedot ovat salassa pidettäviä. Näitä ovat nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, jäsenen ostamat ja/tai tilaamat tuotteet ja palvelut, maksureskontra ja tilastointi kuntokeskuskäynneistä. Kaikki tiedot säilytetään kuusi (6) vuotta lukien Fit Keilaniemen ja asiakkaan asiakassuhteen päättymisvuoden lopusta Kirjanpitolain 2. luvun 10. artiklan (30.12.1997/1336) määräämänä.
DL Prime
DL Business Intelligence
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas itse
Fit Keilaniemen kulunvalvontajärjestelmä
Fit Keilaniemenperintätoimisto
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
DL Prime järjestelmästä siirretään suoraan tietoa kuntokeskuksen laskutuksen hoitavan kumppanin laskutusjärjestelmään. Rekisterinpitäjä ei muutoin luovuta tietoja ulkopuolisille lukuun ottamatta poikkeuksia 1, 2 ja 3. Tästä voidaan poiketa, mikäli viranomaistoimet tai lainsäädäntö niin edellyttää.
Poikkeus 1: Mikäli Fit Keilaniemi on tehnyt yrityksen kanssa yhteistyösopimuksen, jonka nojalla yritys maksaa työntekijöilleen kuntokeskuksen jäsenmaksun tai osan siitä, on keskuksella oikeus toimittaa yritykselle tämän sopimuksen puitteissa jäseneksi liittyneen yrityksen työntekijän käyntilokitiedot yrityksen niin pyytäessä.
Poikkeus 2: Mikäli jäsen on pyytänyt keskukselta joko suullisesti tai kirjallisesti personal trainerin yhteydenottoa, on keskuksella oikeus välittää kyseisen jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer -yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamaksi.
Poikkeus 3: Jos jäseneksi liittyessään jäsen on oikeutettu personal trainerin veloituksettomaan alkukartoitukseen, on keskuksen välitettävä jäsenen sähköpostiosoite ja puhelinnumero itsenäisenä rekisterinpitäjänä toimivalle personal trainer –yrittäjälle yhteydenoton mahdollistamaksi.
Asiakkaan kieltäytyessä antamasta asiakasrekisteriin tarvittavia tietoja ei asiakassuhdetta voida perustaa ja näin ollen asiakasrekisteriin kuulumista vaativaa palvelua käyttää. Tällöin asiakas voi kuitenkin käyttää Fit Keilaniemen liikuntapalveluita kertamaksulla. Asiakas ei tällöin ole myöskään oikeutettu ilmaiseen tutustumiskäyntiin kuntosalille.
Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto: Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan Fit Keilaniemen henkilökunnalla. B. Sähköinen aineisto: Asiakastietojärjestelmien käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin ja niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään ammattinimike- ja tehtäväkohtaisesti. Tallennetut tiedot ovat salassa pidettäviä.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Asiakkaalla on Henkilötietolain 26–28 § perusteella pääsääntöisesti oikeus saada tarkastaa millaisia häntä koskevia tietoja jäsenrekisteriin on tallennettu. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisesti osoitteeseen keilaniemi@ole.fit.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki §29). Tietojen korjauspyyntö tehdään kirjallisena osoitteeseen keilaniemi@ole.fit.